Cómo redactar un proyecto de ingeniería para evitar problemas en la ejecución

¿Qué se puede hacer al redactar un proyecto para evitar futuros problemas? La ejecución de un proyecto difiere a menudo de lo que inicialmente se planeó, lo que suele provocar algunos “tira y afloja” entre el promotor y el adjudicatario. En este artículo analizo cómo mejorar la redacción de un proyecto de ingeniería para que el promotor tenga un mayor control sobre la ejecución del mismo y que de esta forma el resultado final sea el que espera. También es una garantía para el adjudicatario del proyecto, ya que se define previamente todo lo que espera el promotor y se evita los “poyaque” gratuitos (definición de poyaque: “pues ya que estás aquí, me haces…….”). Para conseguirlo, propongo la aplicación práctica de algunos procesos empleados en la Dirección de Proyectos. Estos procesos están recogidos en el libro de buenas prácticas del Project Management Institute, el PMBOK.

Cuando se redacta un proyecto técnico se suele seguir una serie de pasos preestablecidos, entre los que podemos encontrar:

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    • Memoria: incluye el objeto del proyecto, el alcance del mismo, un análisis de las posibles soluciones (no siempre) y una descripción detallada de la solución propuesta, etc.

    • Planos: generales y de detalle. Cuanto más detallados estén, mejor.

    • Pliego de prescripciones: técnicas particulares y generales. Aquí se describen las características técnicas que han de cumplir los materiales o servicios que componen el proyecto, así como las especificaciones de la ejecución.

    • Medición y Presupuesto: realizados con el mayor grado posible de desglose, para evitar ambigüedades y adicionales que se suponían incluidos.

    • Anexos: cálculos, estudio de seguridad y salud, catálogos técnicos, etc.

Dentro de estos puntos, el ingeniero añade los apartados que cree convenientes para matizar detalles de la ejecución del proyecto, ya sean detalles constructivos o de seguimiento de los trabajos.

El PMBOK se compone de un total de 47 procesos, aunque no todos son de aplicación a todos los proyectos. Entre estos procesos hay un grupo que correctamente incluidos en la redacción de un proyecto técnico, mejoran la calidad y consistencia del mismo, facilitando su posterior seguimiento en la fase de ejecución. Estos son:

 

    • Planificar la gestión del alcance: indica como se van a tratar las modificaciones que se puedan presentar (y se presentarán) a la hora de ejecutar el proyecto. Tiene que especificarse quién las tiene que aprobar y de qué forma (por escrito o verbalmente, con presupuesto previo o no, etc).

    • Desarrollar un cronograma: al redactarse un proyecto se suele indicar el plazo de ejecución total del mismo, pero a menudo no se desglosa este plazo entre las diferentes partidas que lo componen. Para esto, utilizamos un cronograma o diagrama de Gantt, que establece la duración de cada partida y la relación entre ellas. Con este cronograma podremos controlar el grado de ejecución del proyecto y comprobar si se están cumpliendo los plazos previstos.

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    • Planificar la Gestión de la Calidad: desarrolla la forma en que se comprobará que los trabajos desarrollados cumplan con unos estándares de calidad acordes con lo especificado en la memoria y pliego de prescripciones técnicas. Pueden ser revisiones diarias o semanales, pruebas aleatorias, etc.

    • Planificar la Gestión de las Comunicaciones: este es un proceso muy importante, ya que establece los medios y frecuencia de comunicación que serán empleados por los diferentes implicados durante el desarrollo de los trabajos. Trata tanto las comunicaciones externas como las internas de la empresa. Se puede establecer por ejemplo que cada semana se enviará un informe con los trabajos desarrollados y la planificación de trabajos para la siguiente semana. Asimismo, se establecerá la frecuencia de las reuniones de seguimiento de las obras.

    • Planificar la Gestión de los Riesgos: este proceso indica cómo se realizará la gestión de los riesgos asociados al proyecto. Definirá de qué forma se analizarán los riesgos, qué personas o entidades serán los responsables y si se deja una partida económica reservada para hacer frente a los riesgos detectados.

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    • Identificar y analizar los riegos asociados: este punto es realmente la unión de 3 procesos del PMBOK. Se trata de hacer un estudio de los posibles riesgos asociados al proyecto. No hablo de los riesgos laborales, ya que estos estarán incluidos en el estudio de Seguridad y Salud, sino de los riesgos asociados a la ejecución. Por poner un ejemplo, se puede contemplar un posible retraso en la concesión de una licencia necesaria para el desarrollo del proyecto o un cambio en la legislación, y cómo estos pueden afectar al proyecto. El análisis de los riesgos es una actividad que tendrá que ser realizada durante toda la vida del proyecto.

    • Planificar la respuesta a los riesgos: con este proceso se preparan unas respuestas a los riesgos identificados anteriormente. Hay riesgos que se podrán evitar, otros se podrán mitigar y otros tendrán que ser asumidos. El proyecto técnico debería contemplar los riesgos inicialmente detectados y especificar qué solución se planteará para mitigar o anular los efectos sobre el desarrollo del proyecto.

    • Planificar la gestión de los interesados del proyecto: determina la relación que se establecerá con las personas o empresas que puedan ser parte interesada (directa o indirectamente) en el proyecto. La participación de todos ellos y el conseguir que se involucren con el proyecto es fundamental para el éxito del mismo. Puede ser algo tan sencillo como establecer un buzón de sugerencias (físico o digital) para hacerlos partícipes del proyecto, o una solución más compleja como campañas de concienciación dirigidas a esos grupos.

La inclusión de estos procesos a la hora de redactar un proyecto mejorará notablemente la fiabilidad del mismo y garantizará tanto al promotor como al adjudicatario un mayor control durante la ejecución del proyecto, librándoles de más de un quebradero de cabeza.


Si crees que podemos colaborar en algún proyecto, no dudes en contactar conmigo.

 

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